Comment s’organiser efficacement : 7 points clés

• Vous n’avez pas encore trouvé une organisation efficace et adaptée à votre business ?
• Vous avez l’impression de perdre un temps précieux chaque jour qui passe ?
• Et peut-être même que vous avez suivi une formation en organisation professionnelle, sans résultat ?

Pourtant, pour un entrepreneur, une bonne organisation est essentielle pour avancer efficacement.

Mais votre quête reste une tâche ardue quand vous ne savez pas par où commencer.

Les méthodes d’organisation sont nombreuses… Parfois trop.

Mais aucune ne semble vous satisfaire !

Pomodoro, Loi de Pareto, PARA…

Mais au final, sachez une chose :

L’organisation doit s’ajuster à vous, à votre chronotype, à vos besoins !

Vous souhaitez en savoir plus ?

Je vous dis tout dans cet article

1. Avant tout, prenez conscience de « votre » temps !

Vous avez 24 heures par jour !

Savez-vous exactement ce que vous en faites ?

C’est la première étape pour bien vous organiser.

Comment faire ?

Je vous invite à faire un petit exercice.

Notez TOUT ce que vous faites de votre journée (les moments de procrastination, les pauses ou temps de repos inclus)

Pour ce faire, utilisez une application, votre agenda papier voire votre bullet journal.

Mettez-y absolument tout.

Cela vous aidera à savoir comment vous dépensez précisément vos 24 heures.

• Quand travaillez-vous ?
• À quel moment de la journée êtes-vous la plus productive ? Le matin, l’après-midi ou le soir ?
• En combien de temps faites-vous une tâche spécifique ?
• Qui voyez-vous le plus souvent ?
• En combien de temps traitez-vous les devis de vos clients ?
• Etc.

En retraçant une semaine entière, vous saurez comment vous fonctionnez, sur quels créneaux horaires et si vous avancez effectivement sur vos projets professionnels.

Et grâce à cet état des lieux, vous saurez détecter vos habitudes (les meilleures comme les moins bonnes).

Attention aux surprises !

J’ai déjà eu des clientes en coaching qui se sont rendu compte qu’elles étaient débordées depuis des mois… sans pour autant avoir avancé sur leur projet professionnel.

Alors soyez prête à vous remettre en question.

(Astuce Bonus : pour ma part j’utilise Toggl Track qui permet de suivre automatiquement vos tâches sur l’ordinateur. Bref, un vrai gain de temps !

2. Détectez le temps perdu et déléguez dès que possible

Maintenant, que faire de toutes ces informations ?

Première chose : Gardez pour acquis vos bonnes habitudes.

Et détectez comment vous perdez votre temps (Il y a tant de façons de perdre son temps).

Ensuite, trouvez la solution adéquate.

Par exemple, si tous les jours, vous perdez 3 heures dans le trafic…

Il est possible d’envisager de chercher un nouveau moyen de transport ou de choisir le télétravail une fois par semaine.

Pour ma part, lorsque j’étais encore cadre j’utilisais les temps de trajet pour écouter des formations et des livres en format audio afin de « rentabiliser » mieux mon temps.

Comme quoi, il faut parfois analyser les problèmes point par point afin de trouver LA solution idéale.

Pour les tâches chronophages, pensez à déléguer.

En tant que femme enterepreneure, je sais qu’on a souvent tendance à se mettre la barre assez haute.

On préfère faire les choses soi-même, mieux et vite (On est toutes passées par là).

Maiiiis…

Quand vous êtes une femme d’affaires et que vous montez votre activité, vous devez apprendre à déléguer les tâches pour être plus efficiente.

Et quand je parle de déléguer, je ne parle pas d’avoir des collaborateurs à temps pleins ou de monter une multinationale !

Il s’agit au contraire de commencer par les petites choses.

Par exemple, au sein de votre foyer.

Vous passez beaucoup TROP de temps à cuisiner ou à passer l’aspirateur ?

N’hésitez pas à utiliser un robot de cuisine ou un robot aspirateur ou encore partager ces tâches avec votre compagnon et/ou à vos enfants.

Grâce à une meilleure organisation familiale, vous libérez du temps pour vous consacrer à votre business.

Une fois que vous aurez trouvé « La force » de déléguer à votre famille, il sera plus facile pour vous de déléguer des tâches dans votre sphère professionnelle.

Vous pouvez donc vous concentrer sur le cœur de votre activité : la création de l’offre ? Les rendez-vous importants ? Le lancement de vos nouveaux produits ? A vous de choisir.

Ainsi, si vous passez par exemple 50 % du temps de travail sur des devis et factures, faites-vous aider par une assistante virtuelle.

3. Organisez-vous pour atteindre des objectifs

Souvent en tant qu’entrepreneur, vous devez tout faire : gérer plusieurs projets, contacter vos clients, prendre des rendez-vous, s’occuper de la relation client…

Votre emploi du temps se charge à une vitesse folle.

Et vous dispersez votre énergie.

Il vous faut UNE organisation personnelle et professionnelle.

Pourtant, en tant que coach business, je travaille très peu sur l’aspect organisation « technique ».

Pourquoi donc ?

L’essentiel c’est d’abord de savoir quoi organiser et dans quel but !

Dans le cas contraire, vous n’aurez qu’une liste de tâches qui ne tend vers rien de concret. Vous allez tout simplement stagner… et vous épuiser.

Pendant mes séances de coaching, je vous apporterai le maximum de valeur au niveau de vos objectifs.

Dans 3 mois, dans 1 an ou dans 5 ans, quel est votre objectif ?

• Valider votre business plan ?
• Multiplier votre chiffre d’affaires ?
• Conquérir de nouveaux marchés ?

Votre organisation devient plus fluide et plus claire dès que votre direction est mieux définie.

Vous serez amenée à modifier votre trajectoire pro à un moment ou à un autre (pour le meilleur ou pour le pire).

Le monde change à une grande vitesse.

Devoir adapter ses projets et son organisation n’est pas évident…

Si j’ai appris une chose importante ces dernières années, il s’agit bien de l’impermanence de la vie.

Quand vos projets s’effondrent du jour au lendemain, se lever semblera DIFFICILE.

Dans mon quotidien, quand il faut affronter de tels changements, méditer apparaît comme une aide précieuse.

C’est pour cela que la méditation fait partie de mes outils préférés pour mes programmes de coaching.

4. Apprenez à dire NOOOOON, sans vous culpabiliser

Je viens de vous parler des actions impactantes.

Cela signifie qu’il y a des actions peu impactantes, voire pas du tout impactantes pour votre business.

Vous devez abandonner ces actions infructueuses.

Quand vous commencez vos projets d’entreprise, la tentation de dire OUI à tout est grande…

Cela peut causer une désorganisation profonde pour vous.

STOP !!!!

Apprenez à dire non :

• Quand cela ne correspond pas à votre ordre de priorité
• Quand vous n’avez pas encore les compétences nécessaires
• Quand vous ne pouvez pas livrer dans les temps impartis
• Quand votre organisation ne vous permet pas encore d’honorer un tel contrat

Croyez-moi, vous éviterez de nombreux désagréments.

Et rappelez-vous que dire NON à quelque chose, c’est dire OUI à autre chose : à qui ou à quoi voulez-vous dire un grand OUI ?

5. Aménagez votre temps et prenez du temps pour vous… rien que pour vous !

Quand vous savez où vous voulez aller, prenez votre plan d’actions !

Commencez à lister vos tâches dans votre agenda.

Maintenant, que vous remplissez votre agenda, soyez réaliste !

Tenez compte de vos capacités et de vos besoins.

Aménagez-vous :

• Du temps professionnel
• Un temps de pause
• Un temps libre

Arrêtons avec le mythe de l’acharnement au travail 24/24 !

Si vous avez décidé de monter votre propre entreprise, c’est pour définir vos propres règles du jeu.

C’est pour donner du sens à votre vie.

Et non, pour vous tuer à la tâche.

Vous avez besoin d’un corps sain et d’un esprit sain pour bâtir votre business.

Ne culpabilisez pas d’avoir du temps pour vous.

Offrez-vous un instant de répit, sans vous châtier.

Maintenant…

Je vous propose d’essayer de prendre 5 minutes par jour, rien que pour vous.

Utilisez-les pour méditer ou tout simplement respirer en conscience, par exemple.

En intégrant cette routine de 5 minutes par jour, vous verrez un impact fort dans votre quotidien.

6. Optez pour des outils et des procédés adaptés à vos besoins

Tout est à plat :

• Vos objectifs
• Votre plan d’actions
• Et votre agenda

Et maintenant ?

Armez-vous d’outils pour faciliter la gestion de vos tâches quotidiennes.

Choisissez les outils qui répondent à vos besoins et non l’inverse.

C’est pour cela que ce choix passe en dernier.

Sinon, vous vous retrouverez avec 1 000 outils qui encombrent votre téléphone et votre esprit.

Choisissez avec sagesse : une application calendrier, un agenda, un gestionnaire de dépenses ? Cela peut-être suffisant !

Au-delà des outils technologiques, un des meilleurs moyens de s’organiser, c’est de ranger votre lieu de travail selon vos besoins :

• Éviter les feuilles volantes
• Trier tout par classeur
• Mettre à portée de main ce qui vous est utile au quotidien

Je vais aussi vous partager un autre petit conseil.

Si vous devez réaliser une tâche plus de 2 fois, créez une procédure.

Je m’explique.

Personnellement, je tourne des vidéos régulièrement…

Mais je m’emmêle souvent les pinceaux avec le micro.

Pour éviter cela (et perdre du temps), j’ai rédigé un process pour ne jamais oublier comment faire.

Cette action est triplement bénéfique :

• Vous gagnez du temps, car quoi qu’il arrive, vous saurez comment exécuter la tâche en question
• Vous gagnez en qualité, car vous appliquez toujours la même procédure pour réaliser la tâche
• Vous pouvez facilement déléguer, car il suffit à la personne que vous recrutez de suivre la procédure déjà mise en place

En résumé, grâce à l’établissement d’un process, vous réduisez votre charge mentale tout en améliorant votre productivité.

7. Testez, appliquez et persévérez pour mieux vous organiser

S’organiser prend du temps.

Une fois votre agenda et votre plan d’actions en place…

Il est temps de passer à la mise en pratique.

Et ce n’est pas toujours facile.

Donnez-vous au moins un mois pour appliquer votre nouvelle organisation.

Si l’organisation marche, c’est tant mieux.

Si cela marche moins, vous pouvez toujours la réajuster.

Impossible de caler des rendez-vous le matin ?

Vous avez eu des événements imprévisibles ?

Vos clients vous réclament tous à une certaine période ?

Rassurez-vous.

Cela arrive !

L’objectif de l’organisation n’est pas de tracer une ligne toute droite et toute faite.

Vous traversez des périodes difficiles (par lesquelles d’autres avant vous sont passés).

Justement, dans ces moments de tempête, l’organisation c’est votre visibilité sur le long terme.

Vous pourrez voir au-delà du brouillard votre objectif.

Si vous avez du mal à vous y retrouver, n’hésitez pas à demander de l’aide.

Je crois totalement en notre capacité et en nos ressources personnelles pour affronter de nombreuses difficultés dans l’entrepreneuriat.

Toutefois, en vous faisant accompagner par une personne qui connaît ces enjeux, ces difficultés ou ces problèmes, vous irez certainement plus vite.

Si vous êtes en reconversion professionnelle ou si vous démarrez votre business, je peux vous aider à définir votre objectif principal et mieux vous organiser.

Vous souhaitez améliorer votre organisation pour mener votre entreprise plus haut et plus loin ? Prenez rendez-vous et discutons ensemble de vos projets et de vos difficultés.